Журнал инструктажа по охране труда в 2026 году: какие журналы нужны и как их вести

Практическое руководство с образцами записей, шаблонами и проверкой по ПП РФ № 2464

Главная мысль статьи В 2026 году закон требует не купить «правильный журнал из типографии», а доказуемо зарегистрировать каждый проведенный инструктаж с обязательными сведениями и подписями. Постановление № 2464 не утверждает единую типовую форму журнала: порядок регистрации и форму документирования устанавливает работодатель. Поэтому хороший журнал — не тот, у которого красивая обложка, а тот, в котором есть все реквизиты пункта 86 или 87 Правил, запись сделана вовремя, подписи стоят у тех, кто действительно участвовал в инструктаже, а сам документ можно найти и прочитать через много лет.

С 31 августа 2026 года Правила обучения по охране труда, утвержденные постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, применяются в обновленной редакции после постановления Правительства РФ от 30.06.2026 № 805. Срок действия Правил продлен до 1 сентября 2032 года. Для темы журналов особенно важны пункты 86–89: они устанавливают обязательный состав сведений при регистрации вводного, рабочего и целевого инструктажей и оставляют работодателю выбор формы документирования.

Отсюда следует практический вывод: фразы «журнал отменили» и «есть новая обязательная форма журнала 2026 года» одинаково неточны. Обязательна регистрация факта инструктажа, а слово «журнал» — только один из удобных способов ее организовать. Большинство работодателей продолжают использовать бумажные журналы, потому что это понятно руководителям, инспектору и архиву. Но содержание таких журналов нужно сверять не с образцом десятилетней давности, а с действующим ПП № 2464.

Ниже — полный рабочий порядок: какие журналы нужны, что писать в каждой графе, кто подписывает записи, когда проводить первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктажи, можно ли вести электронный журнал, сколько хранить документы, как исправлять ошибки, что делать при утере и какие формы закрепить локальным актом.

Содержание

1. Что принципиально важно в 2026 году

2. Нормативная база: какой документ за что отвечает

3. Журнал или иной документ: что именно требует ПП № 2464

4. Какие журналы инструктажей по охране труда нужны работодателю

5. Журнал вводного инструктажа по охране труда

6. Журнал инструктажа на рабочем месте и целевого инструктажа

7. Первичный инструктаж: кого регистрировать и кого можно освободить

8. Повторный инструктаж: периодичность и новое правило 2026 года

9. Внеплановый инструктаж: когда нужен и что писать в причине

10. Целевой инструктаж и наряд-допуск

11. Кто проводит инструктаж и кто ставит подписи

12. Как утвердить форму журнала и порядок регистрации

13. Готовые формы граф для журналов

14. Как заполнять журнал: четыре примера записей

15. Исправления, пустые строки, нумерация, прошивка и печать

16. Электронный журнал инструктажей: что можно и что нельзя

17. Срок хранения журналов инструктажей по охране труда

18. Что делать, если журнал утерян или поврежден

19. Журналы в филиалах и подразделениях

20. Командированные, практиканты, подрядчики и персонал ЧАЗ

21. Перевод, внутреннее совместительство и изменение подразделения

22. Особенности микропредприятий

23. Что проверяет ГИТ

24. Ответственность и доказательственное значение журнала

25. Внутренний аудит журнала

26. Готовые шаблоны локальных документов

27. Большой FAQ

28. Итоговый алгоритм внедрения

29. Нормативные источники

1. Что принципиально важно в 2026 году

В 2026 году работодателю важно отделить юридическую обязанность от привычной канцелярской формы. Обязанность — провести инструктаж, завершить его проверкой знания требований охраны труда и зарегистрировать результат. Конкретная форма документа, в котором появляется запись, утверждается работодателем. Поэтому можно разработать собственный журнал, но нельзя выкинуть из него обязательные поля.

Таблица 1. Семь опорных правил по журналам инструктажа в 2026 году

Правило	Что это означает на практике	Основание
Единой обязательной формы журнала нет	Работодатель утверждает форму документирования сам, но не вправе уменьшить обязательный состав сведений.	п. 86–88 Правил № 2464
Вводный и рабочий инструктажи имеют разный набор реквизитов	Для вводного обязательно подразделение будущей работы; для рабочего — вид инструктажа и локальные акты, а для внепланового/целевого еще и причина.	п. 86, 87 Правил № 2464
Подписи обязательны	В записи должны быть подписи и инструктирующего, и инструктируемого.	п. 86, 87 Правил № 2464
Обычный КЭДО не заменяет документы инструктажа	Документы, подтверждающие прохождение инструктажа, выведены из режима электронного кадрового документооборота.	ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ
Повторный инструктаж обычно раз в 6 месяцев	Для впервые начавших трудовую деятельность на работах повышенной опасности — не реже одного раза в 3 месяца в течение первого года.	п. 14 Правил № 2464
Целевой инструктаж по наряду-допуску живет по отраслевым правилам	Если для работы нужен наряд-допуск или распоряжение, оформление делают по соответствующим НПА.	п. 89 Правил № 2464
Журналы вводного и рабочего инструктажа хранят 45 лет	Такой срок установлен архивным перечнем.	ст. 423 Перечня, приказ Росархива № 236

Формула 2026 года Инструктаж проведен → знания проверены → обязательные сведения внесены → обе подписи получены → документ сохранен. Если выпадает любой элемент, красивый журнал сам по себе не спасает.

2. Нормативная база: какой документ за что отвечает

Основной документ по теме — ПП РФ № 2464. Но журнал нельзя вести изолированно от Трудового кодекса и правил архивного хранения. Для электронного формата ключевой становится статья 22.1 ТК РФ, а для срока хранения — приказ Росархива № 236.

Таблица 2. Нормативная карта

Документ	Что регулирует	Что взять в работу
ТК РФ, ст. 214	Обязанность работодателя обеспечить обучение по охране труда, инструктажи и недопуск необученных работников.	Связать журнал с реальным допуском к работе.
ТК РФ, ст. 22.1	Исключения из электронного кадрового документооборота.	Документы о прохождении инструктажа не переводить в обычный КЭДО как безбумажную замену.
ПП РФ № 2464, раздел II	Виды, случаи, периодичность и лица, проводящие инструктаж.	Понимать, когда должна появиться запись.
ПП РФ № 2464, п. 86–89	Обязательные сведения и порядок регистрации.	На их основе строить графы журналов.
ПП РФ № 2464, п. 100–103	Упрощения для микропредприятий.	При необходимости использовать единый документ регистрации.
ПП РФ № 805 от 30.06.2026	Изменения, действующие с 31.08.2026.	Обновить ЛНА, периодичность для новичков на РПО и отдельные формулировки.
Приказ Росархива № 236, ст. 423	Срок хранения журналов вводного и инструктажа на рабочем месте.	Хранить 45 лет.

Почему старые образцы опасны Многие готовые журналы до сих пор повторяют формы из отмененных порядков или ГОСТов. Они могут быть удобны как основа, но если в них нет, например, даты рождения, наименования локального акта или причины целевого инструктажа, запись не закрывает требования действующего пункта 87.

3. Журнал или иной документ: что именно требует ПП № 2464

Пункт 88 Правил № 2464 сформулирован принципиально: порядок регистрации проведенного инструктажа и форма его документирования утверждаются работодателем. Правила говорят не «вести журнал установленной формы», а «зарегистрировать» инструктаж и перечисляют, какие сведения должны быть в регистрации.

Поэтому журнал инструктажа по охране труда — самый распространенный, но не единственный организационный вариант. Работодатель может утвердить журнал, отдельные регистрационные листы, комплект форм по подразделениям или иной бумажный документ. Главное — чтобы форма была закреплена локально, обеспечивала обязательные сведения и подписи и позволяла доказать, что запись относится к конкретному инструктажу и конкретному работнику.

Практический вывод Если вы вводите собственную форму, не называйте ее «произвольной» в смысле свободного содержания. Произвольна оболочка, но не реквизиты. Пункты 86 и 87 — это минимальный обязательный набор данных.

4. Какие журналы инструктажей по охране труда нужны работодателю

Для обычной организации практично разделить регистрацию как минимум на два массива: вводный инструктаж и инструктажи на рабочем месте. Целевой инструктаж можно регистрировать в рабочем журнале, если он не оформляется по наряду-допуску или иному специальному документу и ваша локальная форма это позволяет. Для микропредприятий пункт 102 прямо разрешает единый документ регистрации всех видов инструктажа.

Таблица 3. Какие журналы нужны

Документ	Какие инструктажи регистрирует	Обязательность отдельного журнала	Рекомендация
Журнал регистрации вводного инструктажа	Вводный	ПП № 2464 требует отдельный состав сведений, но не называет обязательную форму журнала.	Вести отдельно: меньше ошибок и проще архивировать.
Журнал регистрации инструктажей на рабочем месте	Первичный, повторный, внеплановый	Можно одной формой, если есть все поля пункта 87.	Один журнал на подразделение или руководителя работ удобнее, чем по журналу на каждый вид.
Регистрация целевого инструктажа	Целевой	По обычным работам может быть в форме работодателя; по наряду-допуску — по специальному НПА.	Предусмотреть отдельную строку «вид» и «причина».
Единый документ микропредприятия	Все виды инструктажа	Прямо разрешен п. 102.	Объединять так, чтобы для каждого вида сохранялись свои обязательные реквизиты.

Спорный момент: один журнал для всех Для микропредприятия единый документ прямо разрешен пунктом 102. Для остальных работодателей пункт 88 дает свободу формы, но специального прямого разрешения объединить вообще все виды в один документ нет. Консервативная и удобная для проверки схема — вводный регистрировать отдельно, а первичный, повторный, внеплановый и обычный целевой — в журнале на рабочем месте.

5. Журнал вводного инструктажа по охране труда

Вводный инструктаж проводится до начала выполнения трудовых функций для вновь принятых работников и иных лиц, участвующих в производственной деятельности организации: в Правилах прямо названы командированные работники и лица, проходящие производственную практику. Проводит его специалист по охране труда либо иной работник, на которого приказом возложена эта обязанность. При отсутствии службы или специалиста предусмотрены другие варианты, перечисленные в пункте 11 Правил.

Таблица 4. Обязательные графы регистрации вводного инструктажа

№	Сведение по п. 86	Как оформить графу
1	Дата проведения	Дата
2	Ф.И.О. работника	Фамилия, имя, отчество (при наличии)
3	Профессия (должность)	Профессия / должность
4	Дата рождения	Число, месяц, год рождения
5	Подразделение будущей работы	Структурное подразделение
6	Ф.И.О. и должность инструктирующего	Кто проводил инструктаж
7	Подпись инструктирующего	Личная подпись
8	Подпись прошедшего инструктаж	Личная подпись работника

В обязательном перечне пункта 86 нет номера инструкции, продолжительности вводного инструктажа, оценки или отметки «зачет». Добавлять такие графы работодатель вправе, если они помогают управлению процессом. Но дополнительные поля не должны заменять обязательные.

Частая ошибка В старой форме часто нет даты рождения и подразделения будущей работы. В 2026 году эти сведения прямо перечислены в пункте 86, поэтому журнал нужно доработать.

6. Журнал инструктажа на рабочем месте и целевого инструктажа

Пункт 87 устанавливает единый состав регистрационных сведений для первичного, повторного и внепланового инструктажа на рабочем месте, а также для целевого инструктажа. Поэтому для этих четырех видов удобно использовать одну таблицу, где вид инструктажа указывается отдельной графой.

Таблица 5. Обязательные графы по пункту 87

№	Обязательное сведение	Комментарий
1	Дата проведения	Фактическая дата инструктажа.
2	Ф.И.О. работника	Полностью, отчество — при наличии.
3	Профессия (должность)	Должность на момент проведения инструктажа.
4	Дата рождения	Число, месяц, год.
5	Вид инструктажа	Первичный / повторный / внеплановый / целевой.
6	Причина	Обязательна для внепланового и целевого.
7	Ф.И.О. и должность проводившего	Для рабочего инструктажа — непосредственный руководитель работника; для целевого — непосредственный руководитель работ.
8	Локальные акты	Наименование инструкции, правил и иных ЛНА, в объеме которых проведен инструктаж.
9	Подпись проводившего	Личная подпись.
10	Подпись прошедшего	Личная подпись работника.

Графа «наименование локального акта» — одна из самых важных для доказательности. Запись «по инструкции» без номера, названия или понятной идентификации создает вопрос: по какой именно инструкции работник был проинструктирован и какая редакция действовала на эту дату. Лучше заранее определить правило идентификации: например, «ИОТ-12 Работы на сверлильном станке, ред. 02 от 15.07.2026».

7. Первичный инструктаж: кого регистрировать и кого можно освободить

Первичный инструктаж проводится до начала самостоятельной работы для всех работников организации и лиц, проходящих производственную практику. Но пункт 13 допускает освобождение отдельных категорий работников при одновременном выполнении условий: трудовая деятельность связана исключительно с офисной техникой и бытовой техникой, не используемой в технологическом процессе, а условия труда по СОУТ оптимальные или допустимые. С 31 августа 2026 года из нормы убрали прежнюю фразу о том, что другие источники опасности должны отсутствовать; действующую формулировку нужно брать именно из новой редакции.

Освобождение оформляется не молча. Работодатель утверждает перечень профессий и должностей работников, освобожденных от первичного инструктажа. Информация о безопасных методах и приемах работы с соответствующими источниками опасности должна быть включена в программу вводного инструктажа.

Не путать Освобождение от первичного инструктажа означает, что в журнале рабочего инструктажа по такому работнику не появится первичная запись. Это не основание забыть о вводном инструктаже, а также не универсальное освобождение от всех видов обучения по охране труда.

8. Повторный инструктаж: периодичность и новое правило 2026 года

Общая периодичность повторного инструктажа не изменилась: не реже одного раза в 6 месяцев. Но с 31 августа 2026 года пункт 14 дополнен специальным правилом: для работников, впервые начавших трудовую деятельность и допущенных к выполнению работ повышенной опасности, повторный инструктаж проводят не реже одного раза в 3 месяца в течение первого года работы.

Таблица 6. Периодичность повторного инструктажа

Категория	Периодичность	Что контролировать в журнале
Общий случай	Не реже 1 раза в 6 месяцев	Следующая дата не должна выходить за шестимесячный интервал.
Работник, впервые начавший трудовую деятельность, на работах повышенной опасности	Не реже 1 раза в 3 месяца в течение первого года работы	Отдельно отслеживать дату начала трудовой деятельности и первый год.
Освобожденный от первичного инструктажа	Повторный инструктаж не проводится	Основание — утвержденный работодателем перечень.

Если организация ведет журнал вручную, лучше не использовать журнал как единственную систему напоминаний. Сделайте реестр сроков в таблице или в системе задач, а бумажный журнал используйте как подтверждающий документ. Тогда повторный инструктаж не зависит от того, вспомнил ли руководитель пролистать последние десять страниц.

9. Внеплановый инструктаж: когда нужен и что писать в причине

Внеплановый инструктаж проводится при изменениях, которые могут повлиять на безопасность труда, а также в иных случаях из пункта 16 Правил. Для журнала критично, что пункт 87 требует указывать причину проведения внепланового инструктажа. Формулировка должна позволять понять, какое событие стало основанием.

Таблица 7. Основания для внепланового инструктажа и примеры записи

Основание	Пример причины в журнале
Изменение оборудования, технологии, сырья или материалов	«Ввод в эксплуатацию линии Л-4, приказ № 88 от 14.09.2026»
Изменение обязанностей, влияющее на безопасность	«Изменение трудовой функции: обслуживание участка упаковки, допсоглашение от 20.09.2026»
Изменение НПА или ЛНА по охране труда	«Новая редакция ИОТ-07, утв. приказом № 102 от 25.09.2026»
Новые опасности по СОУТ/ОПР	«Актуализация ОПР участка: добавлена опасность падения предметов, карта риска № 14»
Требование инспектора	«Предписание ГИТ № … от …»
Авария или несчастный случай	«НС в механическом цехе 22.09.2026; распоряжение № …»
Перерыв в работе более 60 календарных дней	«Перерыв в работе с 01.07.2026 по 05.09.2026»
Решение работодателя	«Решение работодателя в связи с сезонным запуском оборудования, приказ № …»

Плохая причина «В связи с необходимостью» или «по распоряжению» не позволяет проверить основание. Лучше указать конкретное событие и документ, если он есть.

10. Целевой инструктаж и наряд-допуск

Целевой инструктаж проводится перед работами, перечисленными в пункте 19 Правил: работами под непрерывным контролем, работами повышенной опасности, отдельными работами на проезжей части или железнодорожных путях, работами вне основного технологического процесса, ликвидацией последствий чрезвычайных ситуаций и в иных случаях, установленных работодателем.

Если работа повышенной опасности требует наряда-допуска или распоряжения, пункт 89 требует оформлять целевой инструктаж по правилам соответствующего НПА, регламентирующего такие работы. То есть нельзя автоматически дублировать любую запись еще и в общем журнале, не проверив отраслевой порядок. Сначала смотрят, где специальный НПА требует фиксировать инструктаж — в наряде, распоряжении, журнале или комбинации документов.

Таблица 8. Где регистрировать целевой инструктаж

Ситуация	Где фиксировать	Что важно
Работа повышенной опасности по наряду-допуску/распоряжению	В порядке, установленном специальным НПА	Сверить перечень записей в наряде-допуске.
Целевая работа без специального наряда	В форме, утвержденной работодателем	Заполнить все сведения п. 87, включая причину.
Ликвидация последствий ЧС	Оперативно; Правила допускают проведение без регистрации записей о прохождении	Исключение прямо предусмотрено п. 20.

11. Кто проводит инструктаж и кто ставит подписи

Разделение ролей нужно закрепить приказом и положением об обучении. Вводный инструктаж обычно проводит специалист по охране труда или иной уполномоченный работник. Инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работника, а целевой — непосредственный руководитель работ. С 31 августа 2026 года пункт 22 дополнен правилом: в отношении руководителя организации или филиала инструктаж на рабочем месте может проводить специалист по охране труда или иной уполномоченный работник, назначенный приказом.

Таблица 9. Кто проводит и кто подписывает

Вид	Кто проводит	Подписи в регистрации
Вводный	Специалист по ОТ / уполномоченный работник; в предусмотренных п. 11 случаях — руководитель, ИП или внешний поставщик услуг	Проводивший + прошедший
Первичный, повторный, внеплановый	Непосредственный руководитель работника	Проводивший + прошедший
Целевой	Непосредственный руководитель работ	Проводивший + прошедший
Инструктаж руководителя организации/филиала на рабочем месте	Специалист по ОТ или иной уполномоченный работник — если так оформлено приказом	Проводивший + руководитель

Подпись нельзя заранее проставлять в пустой строке, переносить копированием или заменять отметкой секретаря. Подписывают лица, которые фактически провели и прошли инструктаж. Если запись вносит помощник или специалист по охране труда, это не меняет того, кто должен подписать факт проведения.

12. Как утвердить форму журнала и порядок регистрации

Пункт 88 говорит не только о форме документирования, но и о порядке регистрации. Поэтому лучше утвердить не просто бланк, а короткую процедуру: кто открывает журнал, где он хранится, кто вносит записи, когда получает подписи, как исправляет ошибки, как закрывает журнал и передает его в архив.

Таблица 10. Что закрепить в локальном порядке

Блок	Что написать
Перечень форм	Журнал вводного инструктажа; журнал инструктажей на рабочем месте; формы целевого инструктажа по специальным работам.
Ответственные	Кто ведет каждый журнал и кто контролирует сроки.
Место хранения	Кабинет ОТ, подразделение, у руководителя работ; запрет бесконтрольного выноса оригинала.
Срок записи	Непосредственно после инструктажа и проверки знания, до допуска к самостоятельной работе там, где это применимо.
Исправления	Прозрачный способ исправления без уничтожения первоначальной записи.
Закрытие журнала	Дата окончания, количество листов/записей, передача в архив.
Архив	Срок хранения 45 лет для журналов вводного и рабочего инструктажа.
Резервное управление	Скан-копии или электронный реестр могут использоваться для поиска и контроля, но не как замена бумажного подтверждения инструктажа в КЭДО.

13. Готовые формы граф для журналов

Ниже — формы, построенные непосредственно по пунктам 86 и 87. Их можно перенести в Word, Excel для печати или типографский макет. Если добавляете собственные графы, обязательные поля лучше не переименовывать настолько творчески, чтобы инспектору пришлось разгадывать их смысл.

Таблица 11. Форма журнала регистрации вводного инструктажа

Дата	Ф.И.О.	Профессия/должность	Дата рождения	Подразделение	Проводил: Ф.И.О., должность	Подпись проводившего	Подпись прошедшего
___.___.20__	________________	________________	__.__.____	________________	________________	________	________

Таблица 12. Форма журнала инструктажей на рабочем месте и целевого инструктажа

Дата	Ф.И.О.	Должность	Дата рождения	Вид	Причина*	Проводил: Ф.И.О., должность	Локальный акт	Подпись проводившего	Подпись прошедшего
__.__.20__	____________	____________	__.__.____	____________	____________	____________	____________	______	______

* Причина обязательно заполняется для внепланового и целевого инструктажа. Для первичного и повторного можно поставить прочерк или оставить поле по правилам, закрепленным в вашей форме, но лучше исключить неоднозначность в локальной инструкции по заполнению.

14. Как заполнять журнал: четыре примера записей

Заполнение журнала инструктажей по охране труда лучше стандартизировать на примерах. Это резко снижает число записей «повторный, по инструкции» и одинаковых ошибок в разных подразделениях.

Таблица 13. Пример записи вводного инструктажа

Дата	Работник	Должность	Дата рождения	Подразделение	Проводил	Подписи
01.10.2026	Смирнов Алексей Игоревич	оператор упаковочной линии	14.05.1998	Участок упаковки	Петрова Н.В., специалист по охране труда	две личные подписи

Таблица 14. Пример первичного инструктажа

Дата	Работник	Вид	Причина	Кто проводил	Локальные акты	Подписи
01.10.2026	Смирнов А.И.	первичный	—	Иванов П.С., мастер участка	ИОТ-17 «Работа на упаковочной линии», ред. 03; инструкция по первой помощи, раздел 2	две личные подписи

Таблица 15. Пример внепланового инструктажа

Дата	Работник	Вид	Причина	Кто проводил	Локальные акты	Подписи
12.10.2026	Смирнов А.И.	внеплановый	Ввод в эксплуатацию защитного ограждения новой конструкции, приказ № 118 от 10.10.2026	Иванов П.С., мастер участка	ИОТ-17, ред. 04 от 10.10.2026	две личные подписи

Таблица 16. Пример целевого инструктажа без наряда-допуска

Дата	Работник	Вид	Причина	Кто проводил	Локальные акты	Подписи
20.10.2026	Смирнов А.И.	целевой	Разовая погрузочно-разгрузочная работа вне основных обязанностей	Иванов П.С., мастер участка	ЛНА «Безопасное выполнение погрузочно-разгрузочных работ», ред. 02	две личные подписи

15. Исправления, пустые строки, нумерация, прошивка и печать

ПП № 2464 не устанавливает отдельную технологию исправления ошибочной записи, не требует прямо прошивать каждый журнал, нумеровать страницы или ставить печать организации. Эти вопросы работодатель определяет в своем порядке регистрации и делопроизводства. Поэтому нельзя говорить, что непрошитый журнал автоматически незаконен. Но для документа, который будет храниться десятилетиями, защита от подмены страниц разумна.

Таблица 17. Практика оформления, которую стоит закрепить

Вопрос	Что требует закон напрямую	Рабочая рекомендация
Нумерация страниц	Прямого требования в ПП № 2464 нет.	Нумеровать страницы при открытии журнала.
Прошивка	Прямого требования нет.	Прошивать многостраничные журналы, особенно при децентрализованном ведении.
Печать	Обязательная печать журналов ПП № 2464 не установлена.	Не вводить печать «по привычке», если она не нужна вашим ЛНА.
Исправления	Способ не описан.	Зачеркнуть ошибочное так, чтобы оно читалось; рядом внести верное, дату и подпись ответственного. Не использовать корректор.
Пустые строки	Не урегулировано.	Не оставлять большие пустые блоки между записями; при закрытии страницы прочеркивать остаток по внутреннему порядку.
Дублирование записей	Не требуется без специального основания.	Не переписывать одну и ту же запись в несколько журналов ради «надежности»: повышается риск расхождений.

Важно Исправление должно повышать доказательность, а не маскировать ошибку. Самая опасная практика — переписать запись задним числом и собрать новые подписи так, будто первоначального дефекта не было.

16. Электронный журнал инструктажей: что можно и что нельзя

Запрос «электронный журнал инструктажей по охране труда» звучит логично: компании давно ведут кадровые документы в системах, подписывают их электронной подписью и хотят убрать бумагу. Но для инструктажей есть специальное ограничение. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником, из режима электронного кадрового документооборота.

Поэтому безопасная модель на 2026 год — бумажный подтверждающий документ с личными подписями. Электронная система при этом полезна как вспомогательная: она может напоминать о сроках, формировать списки, хранить скан-копии, искать работников и готовить печатные листы. Но заменять оригинальный подтверждающий документ обычным КЭДО не следует.

Таблица 18. Бумага и электронные инструменты

Инструмент	Можно использовать	Может заменить подписанный документ инструктажа
Бумажный журнал/лист регистрации	Да	Да, если утвержден работодателем и содержит обязательные сведения и подписи.
КЭДО по ст. 22.1–22.3 ТК РФ	Для других кадровых документов — да	Нет для документов, подтверждающих инструктаж.
Электронный реестр сроков	Да	Нет, это управленческий инструмент.
Скан-копия бумажного журнала	Да для резервного доступа	Нет как единственный оригинал.
Система заявок/задач с напоминаниями	Да	Нет.

Не путать с протоколом проверки знаний Для протокола проверки знания после обучения Правила № 2464 прямо допускают электронную форму. Это другой документ. Не переносите эту норму автоматически на журнал инструктажа.

17. Срок хранения журналов инструктажей по охране труда

Журналы и книги учета инструктажа по охране труда — вводного и на рабочем месте — хранят 45 лет. Срок установлен статьей 423 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Это одна из причин, почему к качеству бумаги, читаемости чернил и идентификации записей стоит относиться серьезно: документ создается не на один квартал.

Практически журнал должен иметь понятный жизненный цикл: дата открытия, ответственный, порядок закрытия, передача в архив, архивный индекс и место хранения. Если журналы ведутся по подразделениям, при увольнении руководителя или реорганизации подразделения оригинал не должен исчезнуть вместе с папкой на столе.

Таблица 19. Что хранить и сколько

Документ	Срок	Основание
Журналы, книги учета вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте	45 лет	ст. 423 приказа Росархива № 236
Протоколы результатов обучения по охране труда	5 лет	ст. 422 приказа Росархива № 236
Документы, программы, списки, переписка об обучении работников по охране труда	5 лет	ст. 421 приказа Росархива № 236

18. Что делать, если журнал утерян или поврежден

ПП № 2464 не содержит специальной процедуры «восстановления утраченного журнала». Поэтому здесь особенно важно отделить закон от практической рекомендации. Подделывать задним числом подписи и создавать видимость, что новый журнал существовал в прошлом, нельзя. Работодатель должен зафиксировать факт утраты, оценить, какие сведения можно надежно подтвердить другими документами, и обеспечить актуальное проведение инструктажей там, где доказательство прохождения отсутствует или вызывает сомнения.

Таблица 20. Алгоритм при утере журнала

Шаг	Что сделать	Зачем
1	Оформить акт об утрате/повреждении: дата, обстоятельства, какой журнал, за какой период.	Зафиксировать событие и исключить «тихую» подмену.
2	Провести внутреннее расследование причин и определить ответственных за восстановительные действия.	Понять масштаб риска.
3	Собрать сохранившиеся копии, наряды-допуски, списки, графики, документы подразделения.	Восстановить только то, что можно подтвердить.
4	Не воспроизводить личные подписи за работников.	Не создавать недостоверные документы.
5	Если факт инструктажа нельзя доказать — провести актуальный инструктаж заново и оформить текущей датой.	Закрыть текущий риск допуска к работе.
6	Обновить порядок хранения, сканирования и передачи в архив.	Предотвратить повторение.

Это рекомендация, а не прямая процедура из ПП № 2464 Закон не дает готовой формы акта об утрате и не разрешает «восстановить» подписи. Поэтому документируйте факты честно и проводите заново то, что сегодня нельзя подтвердить.

19. Журналы в филиалах и подразделениях

Децентрализованное ведение удобно, когда инструктажи проводят непосредственные руководители в разных цехах, филиалах и площадках. В таком случае порядок работодателя должен отвечать на четыре вопроса: кто получает журнал, где хранит, кто контролирует полноту записей и кто принимает закрытый журнал в архив.

Для вводного инструктажа часто достаточно одного централизованного журнала на площадку или филиал. Для инструктажа на рабочем месте разумно выдавать журналы руководителям подразделений. Но не дробите систему настолько, что один работник одновременно числится в трех журналах и никто не видит общую картину сроков.

Таблица 21. Пример распределения журналов

Уровень	Документ	Ответственный
Головная организация / площадка	Журнал вводного инструктажа	Специалист по ОТ или уполномоченный приказом
Цех / участок / отдел	Журнал инструктажей на рабочем месте	Непосредственный руководитель
Работы по наряду-допуску	Наряд-допуск и иные формы по специальным ПОТ	Руководитель работ / выдающий наряд по правилам вида работ
Архив	Закрытые журналы	Лицо, ответственное за делопроизводство/архив

20. Командированные, практиканты, подрядчики и персонал ЧАЗ

Вводный инструктаж по пункту 10 прямо распространяется не только на вновь принятых работников, но и на иных лиц, участвующих в производственной деятельности организации; среди примеров названы командированные и лица, проходящие производственную практику. Их регистрацию лучше не смешивать с кадровым статусом: если лицо должно пройти вводный инструктаж по вашим Правилам, запись оформляется по пункту 86.

С 31 августа 2026 года пункт 9 дополнен специальной нормой для работников, направляемых частным агентством занятости к принимающей стороне: инструктажи проводит физическое или юридическое лицо, не являющееся работодателем таких работников, к которому они направлены. Это нужно отразить и в локальной процедуре регистрации.

С подрядчиками по гражданско-правовым договорам ситуация зависит от модели работ и специальных требований. Не следует механически записывать персонал подрядчика в журнал как собственных работников. При производстве работ на территории другого работодателя стороны обязаны согласовать мероприятия по предотвращению повреждения здоровья; дополнительно действуют правила по конкретным видам работ. В статье о журнале важно обеспечить прослеживаемость именно тех инструктажей, которые обязана проводить ваша сторона.

21. Перевод, внутреннее совместительство и изменение подразделения

С 31 августа 2026 года пункт 7 Правил уточнен. При переводе прошедшего необходимое обучение работника на другую работу (должность), изменении наименования рабочего места или структурного подразделения, а также при оформлении внутреннего совместительства вводный инструктаж, повторное обучение и проверка знания не требуются, если сохраняются условия труда, источники опасности и уровни профессиональных рисков, идентифицированные ранее, и характер выполняемой работы.

Журнал здесь не должен жить своей жизнью отдельно от оценки условий. Если кадровая система фиксирует перевод, специалист по охране труда или руководитель должен определить, изменились ли условия и риски. Решение «новый отдел — значит новый вводный» так же ошибочно, как автоматическое отсутствие инструктажа при реальном изменении опасностей.

22. Особенности микропредприятий

Для микропредприятий Правила предусматривают специальное упрощение. Пункт 102 позволяет совместить вводный инструктаж и инструктаж на рабочем месте, а также вести для всех видов инструктажа единый документ регистрации. Это именно право, а не обязанность: если два журнала удобнее, микропредприятие может оставить два.

Даже в едином документе нельзя потерять реквизиты. Для вводного инструктажа нужны поля пункта 86, а для рабочего и целевого — пункта 87. Практически единая форма должна содержать расширенный набор граф, а в строке указываться вид инструктажа и заполняться те поля, которые применимы к нему.

Таблица 22. Как построить единый документ микропредприятия

Графа	Вводный	Рабочий/целевой
Дата	Да	Да
Ф.И.О., должность, дата рождения	Да	Да
Подразделение	Да	Можно дополнительно
Вид инструктажа	Можно указать «вводный»	Обязательно
Причина	Не требуется	Для внепланового и целевого — обязательно
Локальные акты	Не входит в обязательный п. 86	Обязательно
Проводивший: Ф.И.О., должность	Да	Да
Две подписи	Да	Да

23. Что проверяет ГИТ

На проверке инспектора интересует не только наличие журнала на полке. Проверка строится по цепочке: должен ли конкретный работник пройти инструктаж → когда он должен был его пройти → кто имел право проводить → какая программа или локальные акты использовались → есть ли запись с обязательными реквизитами → соответствует ли дата фактическому допуску к работе.

Таблица 23. Быстрый чек-лист перед проверкой

Контрольный вопрос	Что показать
Утверждена ли программа вводного инструктажа?	Программа + приказ/гриф утверждения.
Утверждены ли формы и порядок регистрации?	Положение/приказ + приложения с формами.
Назначены ли лица, проводящие инструктажи?	Приказы, должностные обязанности.
Есть ли обязательные поля п. 86 и 87?	Открытые журналы и утвержденные формы.
Соблюдается ли периодичность повторного инструктажа?	Записи + внутренний реестр сроков.
Есть ли причины внепланового и целевого инструктажа?	Конкретные основания и документы.
Указаны ли локальные акты?	Названия/номера/редакции инструкций.
Есть ли обе подписи?	Оригинал бумажной записи.
Не допущены ли работники до обязательного инструктажа?	Сопоставление дат приема/перевода/допуска и записи.
Организовано ли хранение?	Номенклатура дел, архив, закрытые журналы.

24. Ответственность и доказательственное значение журнала

Само по себе отсутствие слова «журнал» в папке не равно автоматически допуску без обучения: закон оценивает соблюдение всей процедуры. Но если работодатель не может подтвердить обязательный инструктаж и при этом работник допущен к трудовым обязанностям, возникает риск квалификации по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ. На 1 октября 2026 года штраф за допуск без обучения и проверки знания составляет для должностных лиц и ИП от 15 000 до 25 000 руб., для юридических лиц — от 110 000 до 130 000 руб.

Журнал — важное доказательство, но не единственное. Он должен согласовываться с приказами, программами, СОУТ, оценкой профрисков, нарядами-допусками, датой допуска к самостоятельной работе и документами о расследовании происшествий. Запись, сделанная «для проверки» после события, часто заметна именно потому, что не совпадает с остальными документами.

Главный риск Проблема не в том, что в журнале криво нарисована рамка. Проблема — когда по документам невозможно доказать, что работник до допуска к работе получил именно тот инструктаж, который требовался для его условий и опасностей.

25. Внутренний аудит журнала

Раз в квартал или полугодие полезно проводить выборочную сверку не всех строк подряд, а 10–20 работников из разных категорий. Такая проверка быстрее находит системные дефекты: неправильные роли, просроченный повторный инструктаж, старые редакции инструкций, отсутствие причин внепланового инструктажа.

Таблица 24. Карта внутреннего аудита

Проверка	Да/нет	Что исправить
Форма журнала утверждена и соответствует п. 86/87	□ / □
Все записи читаемы	□ / □
Нет пропусков обязательных граф	□ / □
Есть две подписи	□ / □
Виды инструктажа указаны корректно	□ / □
Причины внеплановых/целевых конкретны	□ / □
ЛНА идентифицированы	□ / □
Повторный инструктаж в срок	□ / □
Для новичков на РПО с 31.08.2026 учтен интервал 3 месяца	□ / □
Освобожденные от первичного есть в утвержденном перечне	□ / □
Журналы закрываются и передаются в архив	□ / □
Электронный реестр не подменяет бумажные подтверждающие документы	□ / □

26. Готовые шаблоны локальных документов

Ниже — заготовки, которые можно адаптировать под структуру работодателя. Это рабочие шаблоны, а не утвержденные государством формы. Перед внедрением замените квадратные скобки и проверьте, соответствует ли распределение ролей вашей организации.

Шаблон 1. Фрагмент приказа об утверждении форм регистрации ПРИКАЗ № ___ от «__» ________ 2026 г. «Об утверждении порядка регистрации инструктажей по охране труда» 1. Утвердить Порядок регистрации проведенных инструктажей по охране труда согласно приложению 1. 2. Утвердить форму журнала регистрации вводного инструктажа согласно приложению 2. 3. Утвердить форму журнала регистрации инструктажей на рабочем месте и целевого инструктажа согласно приложению 3. 4. Назначить ответственным за ведение журнала вводного инструктажа [должность, Ф.И.О.]. 5. Руководителям подразделений обеспечить ведение журналов инструктажа на рабочем месте, своевременное внесение записей и получение личных подписей. 6. Закрытые журналы передавать [ответственному за архив] в порядке, установленном номенклатурой дел. 7. Контроль исполнения приказа возложить на [должность].

Шаблон 2. Фрагмент Порядка регистрации инструктажей 1. Регистрация инструктажей осуществляется после проведения инструктажа и проверки знания требований охраны труда. 2. В журнал вводного инструктажа вносятся сведения, предусмотренные пунктом 86 Правил № 2464. 3. В журнал инструктажей на рабочем месте и целевого инструктажа вносятся сведения, предусмотренные пунктом 87 Правил № 2464. 4. Для внепланового и целевого инструктажа в графе «Причина» указывается конкретное основание и, при наличии, реквизиты документа. 5. В графе «Локальный акт» указывается наименование и идентификатор документа, в объеме которого проведен инструктаж. 6. Запись подтверждается личными подписями работника, проводившего инструктаж, и работника, прошедшего инструктаж. 7. Ошибочная запись исправляется без уничтожения первоначального текста: неверное зачеркивается одной линией, рядом указывается верное значение, дата исправления и подпись лица, внесшего исправление. 8. Использование корректирующей жидкости, стирание и вырывание листов не допускаются. 9. Закрытый журнал передается в архив. Срок хранения журналов вводного и рабочего инструктажа — 45 лет.

Шаблон 3. Обложка журнала [Полное наименование работодателя] ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ [ВВОДНОГО ИНСТРУКТАЖА / ИНСТРУКТАЖЕЙ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ] Подразделение: __________________________ Ответственный за ведение: __________________________ Начат: «» _________ 20 г. Окончен: «» _________ 20 г. Архивный индекс: __________________________

Шаблон 4. Акт об утрате или повреждении журнала АКТ № ___ от «» _________ 20 г. Комиссия в составе: __________________________ установила: 1. Утрачен/поврежден журнал _______________________, начатый «» _________ 20_ г. 2. Последняя подтвержденная запись: __________________________. 3. Обстоятельства: __________________________. 4. Сохранившиеся подтверждающие материалы: __________________________. 5. Решено: провести проверку актуальности инструктажей; при отсутствии достоверного подтверждения провести инструктаж повторно текущей датой; не воспроизводить подписи задним числом; принять меры по резервному копированию и хранению. Подписи членов комиссии: __________________________.

27. Большой FAQ

Обязателен ли именно журнал инструктажа по охране труда?

Обязательна регистрация проведенного инструктажа. Пункт 88 позволяет работодателю утвердить форму документирования. Журнал — наиболее распространенный вариант.

Есть ли утвержденная государством форма журнала в 2026 году?

ПП № 2464 не утверждает единую типовую форму. Обязательны сведения пунктов 86 и 87.

Можно ли скачать готовый журнал и использовать без изменений?

Можно использовать как основу, но сначала сверить все графы с пунктами 86 и 87 и утвердить форму у работодателя.

Нужен ли отдельный журнал первичного инструктажа?

Нет требования вести отдельный журнал именно для первичного. Первичный, повторный и внеплановый удобно регистрировать в одной форме по пункту 87.

Нужен ли отдельный журнал повторного инструктажа?

Не обязательно. Вид инструктажа указывается в отдельной графе.

Нужен ли отдельный журнал внепланового инструктажа?

Не обязательно; главное — указать вид и конкретную причину.

Нужен ли отдельный журнал целевого инструктажа?

Не всегда. Обычный целевой можно регистрировать в форме работодателя. По работам с нарядом-допуском смотрят специальный НПА.

Можно ли все виды вести в одном журнале?

Для микропредприятий единый документ прямо разрешен п. 102. Для остальных безопаснее разделять вводный и рабочий блоки; вопрос полного объединения Правила детально не урегулировали.

Можно ли вести журнал в Excel?

Excel может быть реестром и макетом для печати. Как безбумажная замена подписанного документа инструктажа в обычном КЭДО — нет.

Можно ли подписывать записи электронной подписью?

Для документов, подтверждающих прохождение инструктажей, действует исключение из КЭДО по ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Безопасная модель — бумага с личными подписями.

Нужно ли прошивать журнал?

ПП № 2464 прямо этого не требует. Работодатель может установить прошивку в своем порядке.

Нужно ли нумеровать страницы?

Прямого требования в ПП № 2464 нет, но нумерация полезна для контроля целостности.

Нужна ли печать организации?

Прямого требования нет, если иное не установлено вашей внутренней процедурой или специальным актом.

Сколько хранится журнал?

Журналы вводного и инструктажа на рабочем месте — 45 лет по ст. 423 приказа Росархива № 236.

Что писать в графе «локальный акт»?

Название и идентификатор конкретной инструкции/правил, в объеме которых проведен инструктаж; полезно указывать редакцию или дату.

Что писать в причине внепланового инструктажа?

Конкретное событие: новая редакция инструкции, изменение оборудования, авария, предписание, перерыв более 60 дней и т. п., лучше с реквизитами документа.

Что писать в причине целевого инструктажа?

Конкретную разовую работу или мероприятие, перед которым проводится инструктаж.

Можно ли оставить старый журнал после изменения законодательства?

Да, если форма по-прежнему содержит все обязательные сведения. Если нет — утвердить новую форму и начать новый журнал или доработать порядок так, чтобы обязательные сведения фиксировались полностью.

Нужно ли переписывать старые записи в новый журнал?

Нет. Старые документы сохраняют как исторические. Новые записи ведут по актуальной форме с даты ее введения.

Что делать, если работник отказался подписывать запись?

Не подменять подпись отметкой самостоятельно. Зафиксировать отказ актом по внутренней процедуре, не допускать к работе без надлежащего подтверждения прохождения обязательной процедуры и решить вопрос с участием работодателя/HR/ОТ.

Можно ли одной строкой зарегистрировать групповый инструктаж?

Пункты 86 и 87 требуют сведения и подпись по каждому работнику. Даже если инструктаж проводился группе, подтверждение должно позволять идентифицировать каждого прошедшего.

Нужно ли указывать время начала и окончания?

ПП № 2464 не включает время в обязательные поля пунктов 86 и 87. Добавить можно по решению работодателя.

Нужна ли оценка «удовлетворительно» после инструктажа?

Инструктаж заканчивается проверкой знания, но пункты 86–87 не требуют отдельной графы с оценкой. Форму проверки устанавливает работодатель. При желании результат можно добавить.

Кто отвечает за журнал на участке?

Тот, кого работодатель определил в ЛНА/приказе. При этом сам инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работника.

Что делать с журналом при закрытии подразделения?

Закрыть по внутреннему порядку и передать на архивное хранение, не оставляя его у бывшего руководителя подразделения.

28. Итоговый алгоритм внедрения

Таблица 25. 15 шагов к рабочей системе журналов

Шаг	Действие	Результат
1	Проверить актуальную редакцию ПП № 2464 и изменения № 805.	Работа по нормам 2026 года.
2	Определить, какие виды инструктажа проводятся в организации.	Карта процессов.
3	Определить категории работников и исключения.	Перечни и сроки.
4	Назначить лиц, проводящих инструктажи.	Понятные роли.
5	Утвердить программу вводного инструктажа.	Основа вводного.
6	Актуализировать инструкции и правила по ОТ на рабочих местах.	Основа рабочего инструктажа.
7	Сверить формы с п. 86 и 87.	Ни одного пропущенного реквизита.
8	Утвердить порядок регистрации и формы.	Юридически оформленная система.
9	Определить места хранения открытых журналов.	Контроль оригиналов.
10	Настроить электронный календарь сроков.	Нет пропущенных повторных инструктажей.
11	Обучить руководителей заполнять причины и ЛНА конкретно.	Качественные записи.
12	Ввести правило исправления ошибок.	Нет замазываний и переписываний.
13	Проводить выборочный аудит.	Системные дефекты видны заранее.
14	Закрывать и сдавать журналы в архив.	Соблюдение 45-летнего хранения.
15	После изменений технологии, НПА, СОУТ или ОПР пересматривать не только инструктаж, но и форму/порядок регистрации при необходимости.	Система остается актуальной.

Финальный критерий качества На вопрос «когда, кем, по каким требованиям и с каким подтверждением этот работник прошел нужный инструктаж?» организация должна ответить за несколько минут. Если для ответа приходится искать бывшего мастера, угадывать значение сокращения в старом журнале или собирать подписи задним числом — система регистрации требует ремонта.

29. Нормативные источники

• Трудовой кодекс РФ, ст. 214 — обязанности работодателя в области охраны труда

• Трудовой кодекс РФ, ст. 22.1 — электронный документооборот и исключение для документов инструктажа

• Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 — Правила обучения по охране труда, ред. от 30.06.2026

• Раздел II Правил № 2464 — организация и проведение инструктажей

• Раздел VIII Правил № 2464 — оформление и регистрация обучения и инструктажей

• Раздел X Правил № 2464 — особенности микропредприятий

• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 — сроки хранения документов

• КоАП РФ, ст. 5.27.1 — ответственность за нарушения требований охраны труда